Tarafların katılımıyla gerçekleşecek arabuluculuk sürecinden önce, tamamlanması gereken bazı aşamalar vardır. Bu aşamalar, taraflardan birinin veya tamamının arabulucuya ulaşarak arabuluculuk yapmasını istemeleri, isteğin diğer taraflara iletilmesi ve kabul görmesi halinde arabuluculuk için yer ve zamanın belirlenmesi şeklinde özetlenebilir.
Bahsedilen hazırlıklar tamamlanıp masaya oturulduğunda arabulucunun sürecin başlaması için yapacağı başlangıç çok önemlidir. Bu başlangıç arabulucunun yapacağı bir açılış konuşması şeklinde olacaktır. Açılış konuşması aynı zamanda arabulucunun kendini tanıttığı, tarafların birbirine takdiminin yapıldığı, müzakerelerin kurallarının konulduğu ve tarafların iletişim kurmaya başlamalarına yardımcı olan bir süreç olur. Böylece ses tonları ve konuşma temposu ayarlanırken beraberinde arabulucu tarafından, başarılı bir arabuluculuk süreci yaşanması için ipuçları sağlanır.
Bazen açılış konuşması taraflara ve avukatlarına sıkıcı ve zaman kaybı olarak görünebilir. Ama gerek sağladığı bilgi ve gerekse oluşturduğu psikolojik ortamın sürece katkısı tartışılmazdır. Öyle ki arabuluculuk hakkında doğal olarak bilgi sahibi olduklarını düşünen taraflar ve vekilleri bu konuşmadan arabuluculuk hakkında daha önce bilmedikleri bazı şeyleri öğrenebilirler. Daha önce hiçbir arabuluculuk sürecine katılmamış tarafların ve avukatlarının, arabuluculuk hakkında olgunlaşmış bilgi ve fikirlerinin olması beklenemeyecektir. Aynı şekilde arabulucunun kendisine sunulan veriler yanında, tarafların hayat şartları ve tarzları ve psikolojilerini de gözlediğini bilemeyebilirler. Arabulucunun sağladığı göz teması, ses tonu ve yaklaşımı daha en başta tarafların gerginliklerini azaltmakta faydalar sağlayacaktır.
Arabulucunun taraflarla ilişkisinin müzakere masasında başladığını söylemek doğru değildir. Tarafların bir arabulucu üzerinde anlaşmaları neredeyse arabuluculuk sürecinin kendisi kadar zor olabilir. Tarafların masaya oturmuş olmaları bile çoğu zaman sorunun çözümünde hatırı sayılır bir aşama kaydedilmiş olduğunun göstergesidir. Bütün bunlara rağmen ilk müzakere günü her taraf için stresli olacaktır. Açılış konuşmasının esaslı amaçlarından birisi, bu stresli ortamı azaltmak olsa da arabulucu bu işe masaya oturmadan önce de başlayabilir. Arabuluculuk için ilgili mekana erken gelenlerle yapılacak ayaküstü ve orada bulunmanın amacıyla ilgili olmayan sohbetler, tarafların rahatlamasında önemli işlev görecektir. Arabulucu henüz işine başlamadığı izlenimi vererek taraflara sohbet havasında “açık uçlu sorular sorarak” onları az sonra başlayacakları sürece hazırlamaya girişebilir. Böylece her söyleyeceğini hesaplayarak gelmiş tarafların ezberlerinin bozulduğu doğal bir sohbet ortamı sağlanmış olur. Ayrıca bu kısa sohbetler, tarafların müzakere tarzı ve tavırlarının gözlenmesine, ciddiyet ve sıcakkanlılık durumlarının anlaşılmasına yardımcı olacaktır.
Taraflar masaya oturduktan sonra bir arabulucunun yapacağı açılış konuşmasına örnek olabilecek aşağıdaki metin, her arabulucuya, olaya ve taraflara göre bazı yönlerden farklı olabilse de genellikle aynı unsurları içerir. Burada konuşmanın unsurlarından tek tek bahsetmek yerine, bunları içeren bir açılış konuşması söz konusu olsaydı, nasıl yapılabileceğine ilişkin bir örnek oluşturulmaya çalışılmıştır. Tabii ki arabulucunun hazırladığı "metni okuması" doğru olmayacaktır. Arabulucu “eğer ihtiyaç duyuyorsa”, konuşmasının unsurlarını içeren hatırlatıcı kısa notlardan yararlanabilir.
Açılış Konuşması Örneği
Merhaba ben Ahmet Güven. Sizler bana ilettiğiniz konunun çözüme kavuşması için beni arabulucu olarak seçtiniz. Ben Adalet Bakanlığı tarafından lisanslanmış bir eğitim kurumunda eğitim alarak arabuluculuğa başladım ve Adalet Bakanlığı Arabuluculuk siciline kayıtlı bir arabulucuyum. İki yıldan bu yana, on yıldır yürüttüğüm avukatlık mesleği ile birlikte aynı zamanda arabuluculuk işini de yürütmekteyim. Genellikle sizin uyuşmazlığınıza benzer konularda arabuluculuk yapıyorum. Tarafsızlığıma ve size süreçte yardım edeceğime olan güveniniz nedeniyle teşekkür ederim.
Bana daha önce ilettiğinize göre, bugüne kadar hiç karşılıklı bir olarak bir araya gelme fırsatınız olmamış. Bu nedenle sizlerden ve avukatlarınızdan kısaca kendilerini tanıtmalarını rica edeceğim.
…
Katıldığım çoğu arabuluculuk sürecinde yaşadığım gibi müzakereler sonunda her iki tarafın da işlerini kolaylaştıran bir çözüm bulacağımıza inanıyorum. Sizin de bildiğiniz gibi arabuluculuk mahkeme dışı bir süreçtir. Taraflar genellikle bu çözüm yolunu, daha hızlı ucuz ve uygulanabilir çözümlere ulaşabildikleri ve çözüm sürecinin mahkemede olduğu gibi aleni olmaması nedeniyle seçerler. Burada varılacak çözümler sizin hayal gücünüzle ve bir ölçüde de hukuk kurallarıyla sınırlıdır. Sizin de bildiğiniz gibi eğer mahkemeye gitmiş olsaydınız, bu konu geçmişteki olaylara ve hukuk kurallarına göre çözülecekti. Şimdi sizin bu masada geleceğinizi yeni baştan planlama olanağınız var…
Ben hakem, hakim ya da karar verici değilim, sizleri yönlendiremem, uyuşmazlığın nasıl çözülmesi gerektiğine ilişkin tavsiyede bulunamam. Benim işim sizin iletişiminizi kolaylaştırarak, çözüm bulmanıza yardımcı olmaktır. Benim bu davayla ilgili olarak sizin anlatacaklarınızın dışında herhangi bir bilgim yok. Sizlerden birisiyle daha önce görüşmedim veya konuşmadım (görüştü ya da konuştuysa şekli sebebi).
Arabuluculuk gönüllü bir süreçtir. Masada kalmak ya da aksi sizin seçiminiz olacaktır. Ayrıca burada konuşulanlar ve sunulan belgeler mahkemede delil olarak kullanılamaz.
Sizlerden başlangıç olarak öncelikle olayları anlatmanızı isteyeceğim. Önce kimin başlayacağına sizler karar verebilirsiniz. Sizler açıklamalarınızı tamamladıktan sonra, sizlere olayları doğru anlayıp anlamadığımı teyit etmek için bazı sorular yönelteceğim. Konuları görüşürken size, birlikte ve ayrı ayrı görüşmeyi isteyip istemediğinizi sorabilirim. Özel görüşmelerde, bir tarafla daha uzun süre kalmam gerekebilir, bir tarafa daha çok soru sormam gerekebilir. Bunun bir tarafı daha haklı bulmakla, sizlerden birinin tarafını tutmamla ilgisi olmayacaktır. Özel görüşmeler sırasında bana özel konularda açıklamada bulunabileceksiniz. Sizlerden biri izin vermediği sürece öğrendiklerimi diğer tarafa açıklamayacağımdan emin olmanızı istiyorum.
Sizlerden birlikte yapılan oturumlar sırasında, bir taraf konuşurken diğer tarafın sessizliğini korumasını rica edeceğim. Söyleyeceklerinizi unutmamak için önünüzde bulunan kağıtlara not alabilirsiniz. Müzakereler sırasında sizlere mümkün olduğunca eşit süre vereceğim ve sizinle eşit sürelerde görüşmeye çalışacağım. Bu konuda tereddüt yaşarsanız bana sormaktan çekinmeyiniz. Görüşmeleri (birer) saatlik periyotlarda yapacağız. Bu arada (15) şer dakikalık aralar verebiliriz. Bu sürelerin daha uzun ya da kısa olması da mümkün… Öğlen 12.30 da ara vereceğiz ve saat 14.00 te tekrar başlayacağız. Ama öğle arasına kadar çözüme varmaya da herhangi bir itirazım olmaz. (böylece çözüm için bu zamanın geçirilmesi gerektiği yönündeki algı yıkılır)
Müzakereler sırasında sesinizi çok fazla yükseltmemenizi, sigara içmemenizi rica ederim. Lavabo koridorun sonunda sağdadır. Kısa aralar vererek yandaki çay/kahve makinesinden yararlanabiliriz.
Evet kısaca amacımız bu uyuşmazlığı iyi bir şekilde çözüme ulaştırmak. Burada varılacak anlaşma imzalanmasıyla birlikte her iki tarafı da bağlayacaktır.
Bana sormak istediğiniz bir soru var mı?
…
Tamam, açılış konuşmalarına geçmeden önce, bu arabuluculuğa gelirken varsa temsil ettiğiniz kişilerden yetki aldınız ve bu uyuşmazlığı “çözmeye yetkilisiniz” değil mi? Tamam teşekkür ederim. İlk konuşmayı kimin yapacağına karar vermek ister misiniz? (Mahkeme yönlendirmeli ya da bir tarafın davacı tarafa benzer belirgin iddiasının bulunması halinde o taraftan başlayıp başlamamak “sorulabilir”.)
Taraflara arabuluculuk sözleşmesinin imzalatılması (bu en başta da olabilir. Ama bu açıklamalardan sonra süreç hakkında bilgi sahibi oldukları için daha rahat imzalarlar).
//
